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TU Berlin

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Mailaccounts bei tubIT und am Institut für Mathematik

Die Technische Universität Berlin legt bei Einstellung eines Mitarbeiters oder Immatrikulation eines Studenten einen Benutzeraccount mit einer Mailadresse 

vorname.nachname@tu-berlin.de

an. Diese Adresse ist verknüpft mit einem Mailaccount am Exchange Server der TU Berlin. Dieser Account ist nicht identisch mit einem Benutzeraccount am Institut für Mathematik. Mit einem Benutzeraccount in der Mathematik erhält man eine Mailadresse und eine Mailbox

loginname@math.tu-berlin.de

am Mailserver der Mathematik. Viele Mitarbeiter im Institut für Mathematik lesen ihre e-Mails nur unter dem Mailaccount der Mathematik. Allerdings wird die TU Berlin offizielle Schreiben der Personalabteilung oder auch Rundschreiben usw. immer nur an die Adresse vorname.nachname@tu-berlin.de senden. Deshalb ist es notwendig, die Mails am Exchange Server auch zu lesen oder die Mails in die Mathematik umzuleiten. Eine Anleitung zur Einrichtung des Exchange Mailserverdienstes für diverse Mailclients finden Sie auf den entsprechenden Webseiten der tubIT. Lesen Sie im Folgenden, wie eine Weiterleitung von e-Mails am Exchange Server der TU Berlin eingerichtet wird, um die Mails an Ihren Mail-Account in der Mathematik zu senden.

Bitte beachten Sie, dass die folgende Anleitung ausschließlich die Weiterleitung sämtlicher Mails behandelt. Die Erstellung allgemeiner Filterregeln am Exchange Server dokumentiert die tubIT. Wenn Sie dazu Informationen suchen, lesen Sie bitte hier.

Einrichtung einer Weiterleitung am Exchange Server der TU Berlin

Achtung: Die folgenden Ausführungen zur Weiterleitung funktionieren nur, wenn im Portal der TUB Berlin weder Ihre amtliche E-Mailadresse noch dort angegebene e-Mail Aliase auf die Adresse unter math.tu-berlin.de zeigen, auf die Sie weiterleiten wollen. Sollte dies der Fall sein, müssen sie vorab Sorge dafür tragen, dass Ihre amtliche E-Mail Adresse auf Ihre tubIT Mailadresse umgestellt wird  oder auch ein entsprechender Alias gelöscht wird. Einen Antrag zur Änderung Ihrer amtlichen E-Mailadresse können Sie bei Ihrer zuständigen Personalstelle stellen. Für die Löschung von e-Mail Aliasen wenden Sie sich an die tubIT, zum Beispiel unter  

Anleitung:

Loggen Sie sich in einem Webbrowser Ihrer Wahl unter 

https://exchange.tu-berlin.de/owa

mit Ihrem tubIT Account ein.

Grundvoraussetzung für ein erfolgreiches Einloggen ist, dass Ihr Exchange Account aktiviert ist! Wenn Sie bisher ein Mailkonto am alten tubIT Mailserver mail.tu-berlin.de (resp. mailbox.tu-berlin.de) hatten und zum Umstieg aufgefordert worden sind, dann müssen Sie zuerst die Aktivierung ausführen um hier weitermachen zu können.

Kurzanleitung

  1. Anlegen eines neuen Kontaktes mit der Mailadresse am Institut für Mathematik,
  2. Anlegen einer neuen Posteingangsregel für alle eingehenden Nachrichten mit folgenden Aktionen:

    1. Umleiten an den neu erstellten Kontakt,
    2. Löschen der Nachricht.

Anleitung im Detail

Bitte vergrößern Sie sich ggf. die nachfolgenden Bilder (jeweils unten rechts), um die Details genauer sehen zu können.

1. Um eine Weiterleitung von e-Mails zur Mathematik definieren zu können, müssen Sie am Exchange Server zunächst einen Kontakt mit der e-Mail Adresse in der Mathematik erstellen, auf den Sie später zugreifen können. Im sich öffnenden Hauptfenster der Outlook Web App des Exchange Servers wählen Sie dazu das Arbeitsfenster "Personen". Darin klicken Sie auf "Neu", um einen neuen Kontakt anzulegen.

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2. Füllen Sie die Angaben zum neuen Kontakt aus und speichern Sie sie ab.

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3. Wechseln Sie nun zum Einstellungsmenu (Rädchen oben rechts anklicken) und wählen Sie hier "Optionen". Im sich öffnenden Optionen-Fenster wählen Sie bitte "E-Mails organisieren".

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4. Wählen Sie im neuen Arbeitsfenster der e-Mail-Organisation die Posteingangsregeln aus. Klicken Sie auf "+", um im Scrollmenu "Neue Regel für eingehende Nachrichten erstellen" auszuwählen. 

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5. Definieren Sie die neue Posteingangsregel wie im folgenden Bild dargestellt (Bitte ggf. das Bild vergrößern). Als Kontakt wählen Sie den gerade neu erstellten Kontakt mit der Mailadresse in der Mathematik (Details dazu siehe unteres Bild). 

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6. Nach dem Abspeichern sehen Sie die neue Regel im Arbeitsfenster von "e-Mails organisieren". Die Regel ist sofort aktiv. Es ist empfehlenswert, die Regel zu prüfen. Senden Sie dazu eine Mail an Ihren tuBIT Exchange Account. Sie müssen sowohl am Exchange Server als auch in der Mathematik die Mail erhalten. Achtung: Es funktioniert derzeit nicht, sich aus der Mathematik vom eigenen Account aus eine Testmail an den Exchange Server zu senden! Der Exchange-Server bemerkt offensichtlich, dass die Mail wieder an den Absender geht und führt die Weiterleitung nicht aus (vermutlich zur Unterbindung von Mail-Loops). Wir arbeiten mit der tubIT an diesem Thema. (Stand 27.8.2015). Sie sollten einen auswärtigen Mailaccount für den Test nutzen oder einen Kollegen bitten, Ihnen eine Mail an den tubIT-Mailaccount zu senden.

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7. Wenn Sie sich sicher sind, dass die Regel funktioniert, wäre es vorteilhaft, die Regel zu erweitern und die Mails in der Exchange Mailbox zu löschen. Die tubIT Mailboxen unterliegen einer Quotierung (5 GB pro Mitarbeiter, Studenten 1 GB) und die umgeleiteten Mails werden nicht automatisch am Exchange-Server gelöscht. Derzeit (27.8.2015) funktioniert eine Lösch-Aktion in der Regeldefinition aber nur bedingt, da gelöschte Mails am Exchange-Server nicht wirklich gelöscht, sondern nur in einen Papierkorb verschoben werden. Der Papierkorb wird leider nie automatisch geleert, insbesondere nicht, wenn Sie sich nach Einrichtung der Umleitung nicht wieder am Exchange-Server einloggen. Und die gelöschten Mails zählen zur Mailquota hinzu. Die tubIT arbeitet derzeit an einer Lösung für das Problem.

Wir stellen hier trotzdem die Regelerweiterung vor in der Hoffnung, dass die Einstellungen in absehbarer Zeit (bis ca. Mitte September 2015) auch so angepasst werden, dass die Möglichkeit besteht, die Mails in der Exchange-Mailbox nach Weiterleitung grundsätzlich zu löschen. Wenn Sie die erweiterte Regel jetzt noch nicht einrichten möchten, können Sie auch abwarten. Wir werden sicherlich zwischenzeitlich über den Stand der Dinge informieren.

Ansonsten: Bearbeiten Sie die Regel und fügen Sie eine weitere Aktion nach der Umleitung ein. Klicken Sie auf "Weitere Optionen" und "Aktion hinzufügen".  Wählen Sie nun die Aktion "Nachricht löschen". 

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