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TU Berlin

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Allgemeine Datenschutzerklärung

Gegenstand der Datenschutzhinweise

  1. Der Datenschutz befasst sich mit personenbezogenen Daten. Diese sind nach Art. 4 Nr. 1 DSGVO Angaben über eine identifizierte oder identifizierbare Person. Identifizierbar ist eine Person über Angaben wie Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Fotos oder Onlinedaten.
  2. Das Institut für Mathematik beachtet die gesetzlichen Bestimmungen des Datenschutzes (Berliner Datenschutzgesetz, Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)), das Telemediengesetz (TMG) und andere rechtliche Bestimmungen und Vorgaben.
  3. Diese Datenschutzhinweise gelten für den Tätigkeitsbereich der IT-Abteilung des Instituts für Mathematik der TU Berlin. 

Datenverarbeitung

  1. Die IT-Abteilung des Instituts für Mathematik der TU Berlin verarbeitet im Rahmen ihrer Tätigkeit personenbezogene Daten.
  2. Für Benutzeranmeldungen, die der Administration durch die IT-Abteilung des Instituts für Mathematik unterliegen, werden folgende personenbezogenen Daten verarbeitet: Name, Dienstadresse, E-Mail-Adresse, dienstliche Telefonnummer, ggf. Matrikelnummer. 
  3. Eine separate Benutzeranmeldung wird dabei jeweils für folgende Bereiche unter der Administration der IT-Abteilung des Instituts für Mathematik erforderlich:

    1. Forschungsbereich (Fachgebiete und Forschungsgruppen sowie deren Verwaltung)
    2. Clusterbereich (Bereich des High Performance Computing)
    3. Lehrbereich (Unix-Pool)

  4. Die IT-Abteilung des Instituts für Mathematik betreibt im Rahmen ihres Dienstleistungsangebotes Serverdienste, für die personenbezogene Angaben erhoben und gespeichert werden.

    1. Für den DHCP-Service werden folgende Angaben verarbeitet: Name, E-Mail-Adresse, Hardware-Ethernetadresse eines Gerätes, das eine dynamische IP-Adresse erhalten soll. 
    2. Für den SVN- und den Git-Service werden folgende Angaben erhoben und gespeichert: Name, E-Mail-Adresse.

  5. Die IT-Abteilung des Instituts für Mathematik betreibt zur Erfüllung ihrer Dienstaufgaben Arbeitsplatzrechner und Serversysteme, die Zugriffe auf ihre Systeme und Dienste aufzeichnen und speichern. Aufgezeichnet werden je nach Dienst: Zugriffszeit, Accountname, Remote-IP-Adresse, URL (Datenpfad), Referrer (die Adresse der Webseite, von der aus Sie die gewünschte Webseite oder Datei anfragen), Absender-E-Mail-Adresse, Empfänger-E-Mail-Adresse, Hardware-Ethernetadresse des Gerätes, von dem aus man den Dienst anspricht.

Zweck der Datenverarbeitung

  1. Die personenbezogenen Daten werden durch die IT-Abteilung des Instituts für Mathematik ausschließlich für die Erfüllung ihrer Dienstaufgaben, wie die Organisation und die Aufrechterhaltung des Dienstbetriebes, verarbeitet.
  2. Das Mitloggen von Zugriffen dient ausschließlich dem Aufdecken und der Analyse von Systemschwachstellen sowie deren Beseitigung.
  3. Die mit der Datenverarbeitung beauftragten Personen sind von uns zur Verschwiegenheit und Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen verpflichtet.

Rechtsgrundlage

  1. Die Rechtsgrundlage zur Erfassung und Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten ergibt sich aus der Beauftragung der IT-Abteilung des Instituts für Mathematik für eine Dienstleistung durch

    1. die Beantragung eines Benutzeraccounts unter den in Kapitel 2 Abschnitt 3 genannten Bereichen oder
    2. einen Antrag auf Zulassung zu einem Service wie unter Kapitel 2 Abschnitt 4 genannt.

  2. Die Rechtsgrundlage ist demnach gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. (b) DSGVO durch die für die Erfüllung der Dienstaufgaben im Sinne der Umsetzung eines Dienstleistungsauftrages und der damit erforderlichen betriebssicheren Organisation und Aufrechterhaltung des IT-Betriebes gegeben.
  3. Die Rechtsgrundlage für die Aufzeichnung von Zugriffen auf Arbeitsplatzrechner und Serversysteme ist gemäß Art 6 Abs. 1 lit. (f) DSGVO durch das berechtigte Interesse der IT-Abteilung des Instituts für Mathematik an regelmäßiger Systemanalyse und Aufdeckung von Schwachstellen zur sachgemäßen Umsetzung ihrer Dienstaufgaben, wie zum Beispiel der IT-Sicherheit, gegeben.

Übermittlung an Dritte

  1. Eine Übermittlung von Daten an Dritte erfolgt nur zur Erfüllung der Dienstaufgaben der IT-Abteilung des Instituts für Mathematik oder im Rahmen gesetzlicher Vorgaben.
  2. Die Übermittlung an auskunftsverlangende staatliche Institutionen und Behörden erfolgt nur im Rahmen der gesetzlichen Auskunftspflicht bzw. wenn wir durch eine gerichtliche Entscheidung zur Auskunft verpflichtet sind.
  3. Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Drittländer, insbesondere solchen, die nicht dem Recht der DSGVO unterliegen, erfolgt nicht.

Dauer der Erhebung, Löschfristen

  1. Personenbezogene Daten im Rahmen der Benutzerverwaltung, des DHCP-, SVN- und Git-Services werden während der Dauer der zulässigen Existenz der für den Dienst eingerichteten  Benutzerkennung verarbeitet.
  2. Der Zugriff auf die Daten wird nach dem Ablauf einer Benutzerkennung gesperrt und die Daten werden spätestens nach einem Jahr gelöscht, es sei denn, gesetzliche Vorgaben verlangen eine längere Frist.
  3. Das Logging der Arbeitsplatzrechner und Serversysteme erfolgt im Standardfall maximal für 2 Wochen. Einige Systeme loggen in einem längeren Zyklus. Das betrifft derzeit nur den Mailservice (SMTP) mit einer Aufbewahrungsfrist von maximal 4 Wochen.

Auskunftsrecht, Ergänzung, Berichtigung, Widerspruch

  1. Sie erhalten jederzeit ohne Angabe von Gründen kostenfrei Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten. Hierzu wenden Sie sich bitte an den unten genannten Kontakt.
  2. Sie können jederzeit, insbesondere im Sinne der Benutzerverwaltung, fehlende oder unrichtige Angaben ergänzen oder korrigieren lassen.
  3. Der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die IT-Abteilung des Instituts für Mathematik  können Sie jederzeit widersprechen, es sei denn, die Verarbeitung erfolgt auf gesetzlicher Grundlage im berechtigten Interesse des Instituts für Mathematik zur Erfüllung der Arbeitsaufgaben.
  4. Sie haben das Recht, jederzeit Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen.
  5. Wir stehen Ihnen gerne für weitergehende Fragen hinsichtlich unserer Datenschutzhinweise zur Verfügung.

Kontakt

Leiterin der IT-Abteilung des Instituts für Mathematik der TU Berlin

Frau Annette Jäkel

Tel: 030 314 23628

Datenschutzbeauftragte der Technischen Universität Berlin 

Frau Hiller

Änderung der Datenschutzerklärung

Um zu gewährleisten, dass unsere Datenschutzerklärung stets den aktuellen gesetzlichen Vorgaben entspricht, behalten wir uns jederzeit Änderungen vor. Das gilt auch für den Fall, dass die Datenschutzerklärung auf Grund neuer oder überarbeiteter Leistungen, zum Beispiel neuer Serviceleistungen, angepasst werden muss.

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